Audit-fase 1

De eerste fase is het invullen van een online vragenlijst, waar alle normelementen aan bod komen. U kunt op zelfstandige basis de online vragenlijst volledig invullen d.m.v. checkboxen, toelichtingen en documentatie te uploaden. De auditor voorziet u hierover van feedback.

Audit-fase 2

De tweede fase is de audit op locatie.
Een aantal zaken van de online vragenlijst worden geverifieerd:

  • de steekproef van de dossiercontrole vindt plaats,
  • de auditor houdt een interview met u,
  • en de locatie wordt beoordeeld.

Het eindrapport wordt opgemaakt en de auditor deelt zijn/haar vaststellingen met u. Vervolgens gaat het rapport naar de certificatiecommissie, waar een onafhankelijke auditor een review uitvoert. Aan de hand van de vaststellingen van de auditor en het advies van de certificatiecommissie neemt de certificatiebeslisser een positief of een negatief besluit. De certificatiebeslisser is nooit betrokken bij het auditproces en is daarmee onafhankelijk en onpartijdig.

Het resultaat

Bij een positief resultaat bekomt u het certificaat en het logo van het BC 9022 Kwaliteitslabel voor op uw website. Het certificaat is voor 3 jaar geldig. Wanneer u het certificaat ontvangen heeft, moet u zich nog registreren via het WSE-loket. Na de goedkeuring door het Departement WSE ontvangt u als dienstverlener het registratienummer. Met dit nummer kunt u als dienstverlener een maatregel van VDAB, Syntra Vlaanderen en het departement WSE aanvragen.

Vervolgens volgt er een jaarlijkse korte check-up om te kijken of uw organisatie nog steeds kwaliteit levert op organisatieniveau. Het is vooral in uw belang dat we dit doen. Zijn er aanpassingen in de organisatie gebeurd, dan kunt u dat op dit moment aangeven. Zo voorkomen we misverstanden of informatieachterstanden bij de verlenging van het BC 9022 Kwaliteitslabel.  Het is de verantwoordelijkheid van de dienstverlener om dit correct in te vullen en zo het BC 9022 Kwaliteitslabel te mogen behouden.

Bij een negatief resultaat wordt er geen certificaat uitgereikt. Om alsnog het certificaat te behalen, kunt u een her-audit aanvragen om zo verbetering aan te tonen op de afgekeurde punten.

Minder dan 10 dossiers

Ook voor dienstverleners met minder dan 10 dossiers is het BC 9022 Kwaliteitslabel toegankelijk en kunt u aantonen dat u op een kwalitatieve manier diensten verricht.  Zo vindt er één jaar later een opvolgingsaudit plaats en worden de thema’s “dienstverlening aan klanten” en “personeelsbeheer” alsnog getoetst.

Deze audit bestaat uit twee delen. Ook hier blijft dezelfde structuur gelden met fase 1 en 2. Fase 1 omvat een online vragenlijst waarbij u toelichtingen moet geven en documenten moet uploaden. Fase 2 bestaat ook hier uit een audit op locatie.

Wat bij een her-audit?

Wanneer u niet alle zaken op orde heeft en niet voldoet aan alle vereisten, kunt u een her-audit aanvragen voor de afgekeurde punten. Voor aanvullende werkzaamheden op afstand geldt een kostprijs van EUR 150 excl. BTW per uur . Voor aanvullende werkzaamheden op locatie van uw organisatie word 650 EUR excl. BTW berekend per dagdeel.

De her-audit moet binnen de 12 maanden na het resultaat van de certificatiebeslisser plaatsvinden om bij een positieve afronding het certificaat alsnog te mogen ontvangen. Wordt de her-audit niet uitgevoerd binnen de 12 maanden, zal er opnieuw een volledige audit uitgevoerd moeten worden.

 

FAQ

Hoe moet ik het aantal dossiers tellen? Per klant of per project?

Per project. Het kan best zijn dat u van één klant meerdere projecten/ dossiers heeft. Telkens er een nieuwe offerte wordt opgemaakt, heeft u een nieuw project/ dossier. Stel: de offerte met klant X is getekend en klant X heeft recht op 4 sessies van uw dienstverlening. Bijvoorbeeld 5 maanden of 2 jaar later vraagt klant X 7 sessies aan. Hiervoor moet dus een nieuwe offerte worden opgesteld en dit wordt beschouwd als een nieuw project/ dossier.

Mijn organisatie is gevestigd in Brussel. Kan ik een WSE kwaliteitsregistratie aanvragen?

Ja, dat kan.

Moet ik nog iets doen of gaat het BC 9022 Kwaliteitslabel naar het Departement WSE?

Ja, u moet de WSE kwaliteitsregistratie nog online aanvragen via het WSE-loket. Bij het aanvragen van de WSE kwaliteitsregistratie moet u aantonen hoe uw organisatie aan de kwaliteitsvoorwaarden voldoet. Het BC 9022 Kwaliteitslabel heeft u nodig om aantonen dat uw organisatie aan de kwaliteitsvoorwaarden voldoet.

Wat als mijn scope veranderd?

Hierover dient u ons tijdig te informeren. Op basis van de wijzigingen zal er een documentaire audit plaatsvinden.

Ik heb het BC 9022 Kwaliteitslabel en geregistreerd voor het kwaliteits- en registratiemodel van dienstverleners binnen WSE voor mijn organisatie maar mijn organisatie gaat stoppen en fusioneert met een andere organisatie. Mag ik mijn WSE kwaliteitsregistratie van de organisatie dat gaat stoppen mee overnemen?

Neen, niet automatisch, neem contact op met onze accountmanager voor het bespreken van uw specifieke situatie.

Wat is een jaarlijkse check-up?

12 en 24 maanden na het behalen van het certificaat van het BC 9022 Kwaliteitslabel wordt er jaarlijkse check gehouden in de vorm van een korte vragenlijst om te kijken of u als dienstverlener nog steeds kwaliteit levert op organisatieniveau. Zo krijgt u de mogelijkheid om wijzigingen of onvolledigheden te melden. Wanneer dit significante wijzigingen zijn, waardoor het BC 9022 Kwaliteitslabel al dan niet gevaar loopt, zal er een documentaire audit plaatsvinden. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer de scope van de organisatie verandert.

Wat als ik de jaarlijkse check-up niet invul?

Bij het niet invullen van de jaarlijkse check-up, wordt het certificaat van het BC 9022 Kwaliteitslabel ingetrokken en indien nodig het Departement WSE hiervan op de hoogte gebracht.