AVG Certificering, de bevestiging van een goed imago richting klanten

KLANTCASE –  Begin juli reikte Brand Compliance het eerste AVG BC5701 certificaat uit aan MOResult. Het bewijs dat AVG Certificering ook voor MKB organisaties haalbaar is. MOResult adviseert bedrijven bij het werven en selecteren van de juiste mensen en bij het ontwikkelen van medewerkers binnen organisaties.

Wat was de vraag?
Eind februari 2018 werd MOResult verrast door een concept Verwerkersovereenkomst van een grote klant. Tot dan toe waren zij nog niet met de AVG bezig. Naar aanleiding van deze vraag werd besloten er serieus mee aan de slag te gaan. MOResult vindt de privacy van kandidaten, deelnemers en klanten belangrijk. Het idee bestond dat in grote lijnen wel conform de nieuwe wetgeving gewerkt werd, alleen nog niet aantoonbaar. Door te kiezen voor een managementsysteem en certificering wordt een juiste werkwijze geborgd. Hiermee worden bedrijfsprocessen geoptimaliseerd en ontstaat er ook een beheersbaar systeem. Binnen 1 dag werd de keuze voor certificering via Brand Compliance gemaakt. Op 8 maart stond de AVG training gepland.

Het certificeringstraject
Vanaf 8 maart ging MOResult concreet aan de slag met het schrijven van procedures, het overleggen met (sub)verwerkers etc.. Binnen 2 maanden was 98% gerealiseerd. De laatste 2% en de besluitvorming omtrent de concrete certificering hebben nog 4 weken geduurd. De grootste uitdaging voor MOResult was dat er een wet is, maar nog geen jurisprudentie. Ook bij de Autoriteit Persoonsgegevens is weinig bruikbare ‘expertise’ aanwezig. Dit betekent dat alles precies volgens de wet ingericht moet zijn. In het systeem van MOResult voor het register van Verwerkingsactiviteiten worden alle activiteiten overzichtelijk bijgehouden. Het systeem voldeed echter niet voor 100% aan de wettekst. In interne audits moeten ook zaken ge-audit worden waarvan al is vastgesteld dat deze niet relevant zijn voor MOResult. Zo ontstaat enige inefficiëntie in een systeem dat nu juist ontworpen is om processen te verbeteren. Hierdoor ontstond enige weerstand onderweg en haakten ze zelfs bijna af. Remko Cuijpers, auditor bij Brand Compliance, hielp MOResult om een praktische vertaalslag te maken van hetgeen in de wet staat naar de praktijk. Hij voerde overleg met de Autoriteit Persoonsgegevens en had regelmatig overleg met MOResult zowel face-to-face als telefonisch en per mail. Remko hield ze op de lastige momenten voor dat ze er bijna waren.

Het resultaat
De BC5701 AVG certificering is een bevestiging van een goed imago richting klanten, kandidaten en deelnemers. Nu de conjunctuur volop aantrekt ontstaan er allerlei werving & selectie bureaus. CV’s van kandidaten worden zonder toestemming aangeboden bij potentiële opdrachtgevers, assessmentprofielen worden zonder toestemming gedeeld en uiteindelijk bij het oud papier ‘gezet’. Er wordt regelmatig gerommeld met data in Nederland. MOResult heeft een managementhandboek waarin concreet beschreven staat welke activiteiten moeten worden verricht in het kader van BC5701:2018. Dit verloopt nu al vrij natuurlijk en kost bijzonder weinig tijd. Het is belangrijk dat de AVG-wetgeving echt gaat en blijft leven.

Tips voor andere organisaties
“Wanneer een organisatie al de nodige aandacht heeft voor privacy, dan is deze certificering zeer goed te doen. Gebruik de certificering ook om bedrijfsprocessen te optimaliseren. We bewaren vaak teveel data en te lang. Geloof de indianenverhalen niet over wat allemaal niet meer mag van de AVG. Wij zijn geen onredelijke eisen tegen gekomen.” Aldus Willem Olthof van MOResult.

Wilt u weten wat we voor u kunnen betekenen tav de AVG? Neem contact met ons op.

Contact
2018-07-10T16:24:38+00:00