Eerder dit jaar kondigden wij al aan dat de HKZ-norm voor Kleine Organisaties vernieuwd zou worden. In 2021 is de laatste stap in de herziening van de norm succesvol afgerond. In dit artikel leggen wij uit wat deze wijziging betekenen als certificaathouder van HKZ 143:2010.

Een vernieuwde norm: HKZ 143:2021

De HKZ-norm voor Kleine Organisaties uit 2010 is aangepast aan de laatste inzichten op het gebied van kwaliteitsdenken. Hoewel de norm op een aantal punten inhoudelijk gewijzigd is, is de basis hetzelfde gebleven. Dit maakt het overgaan van de oude naar de nieuwe norm makkelijk.

Meer informatie over de gewijzigde norm lees je op de website van HKZ. Op deze pagina vindt u een vergelijkingsmatrix waar precies staat beschreven wat er gewijzigd is ten opzichte van de oude norm.

Zorg voor een tijdige overgang

Voor reeds gecertificeerde organisaties op de HKZ-norm voor Kleine Organisaties uit 2010 geldt een ruime overgangsregeling zodat u in de gelegenheid bent om uw managementsysteem aan te passen aan de nieuwe norm. Brand Compliance plant de benodigde overgangsaudit voor u in tijdens de volgende reguliere audit in 2022. Dit conform de certificeringscyclus. Hierdoor heeft u ruim de tijd om de implementatie goed voor te bereiden en door te voeren. Door de overgangsaudit te combineren met de reguliere audit in 2022 bieden we u de meest tijd- en kostenefficiënte oplossing.

Pas uw organisatie aan de nieuwe norm aan

Om aan de vernieuwde HKZ-norm uit 2021 te voldoen is het verstandig om enkele voorbereidende werkzaamheden te treffen.

  1. Schaf de nieuwe norm aan en vergelijk deze met uw huidige managementsysteem.
  2. Voer, indien nodig, aanpassingen door in uw managementsysteem.

Tijdens de overgangsaudit toetst onze auditor of de gewijzigde paragrafen in de nieuwe HKZ-norm uit 2021 goed opgenomen zijn in uw organisatie. Bij akkoord ontvangt u het vernieuwde certificaat HKZ 143:2021.

Hieronder vindt u nog de FAQ voor meer informatie. Daarin staat exact beschreven wat er gewijzigd is, hoe dit ontstaan is en welke acties u kunt ondernemen.
Heeft u toch nog vragen, neem dan contact op met het team van Brand Compliance via +31 (0) 73 – 220 2000 of info@brandcompliance.com.

Hoe is deze vernieuwde HKZ-norm ontstaan?

De HKZ-norm voor Kleine organisaties is vanuit de organisatie HKZ aangepast aan de laatste inzichten op het gebied van kwaliteitsdenken. Een belangrijk uitgangspunt is dat de administratieve handelingen verminderd worden, de focus ligt enkel op het vastleggen wat strikt noodzakelijk is om de zorg goed uit te voeren. De norm bevat eisen uit de Wet kwaliteit klachten en geschillen zorg (Wkkgz) en thema’s die vanuit de inspectie (IGJ) belangrijk worden gevonden. Organisaties dienen bijvoorbeeld ook na te denken over de zorg die zij niet kunnen aanbieden, indien zij hier niet de juiste expertise voor hebben. Dit worden de zogenaamde ‘uitsluitingscriteria’ genoemd. Hoewel de norm op een aantal punten inhoudelijk gewijzigd is, is de basis hetzelfde gebleven. Dit maakt het overgaan van de oude naar de nieuwe norm makkelijk. Download de vergelijkingstabel om te zien wat er veranderd is ten opzichte van de HKZ-norm uit 2010.

Waar vind ik alle informatie over de vernieuwde HKZ-norm uit 2021?

Op deze pagina vindt u alle veel gestelde vragen rondom de vernieuwde HKZ-norm uit 2021. Daarnaast leest u op de website van HKZ meer over de nieuwe norm en de wijzigingen.

Hoe zie ik eenvoudig wat er gewijzigd is tussen de HKZ-norm uit 2010 en 2021?

HKZ heeft een vergelijkingsmatrix opgesteld waar u eenvoudig ziet wat de verschillen zijn tussen de HKZ-norm uit 2010 en 2021. Bekijk hier de matrix.

Welke actie wordt er aan mij, als Kleine Organisatie, gevraagd?

Als u al een certificatie voor HKZ Kleine Organisaties heeft, dan is het van belang om de implementatie van de vernieuwde norm uit 2021 door te voeren in uw managementsysteem. Doe dit in ieder geval voordat de overgangsaudit plaatsvindt. Brand Compliance plant deze overgangsaudit bij de eerstvolgende reguliere audit uit de certificeringscyclus in 2022. Hierdoor heeft u ruimschoots de tijd om uw organisatie voor te bereiden.
Heeft u nog geen certificatie, dan is het nu nog mogelijk om gecertificeerd te worden voor de 2010 versie van de norm, hierbij geldt echt wel dat u vóór 5 oktober 2023 over moet stappen naar de vernieuwde HKZ-norm uit 2021.

Hoe ziet een overgangsaudit eruit?

De overgangsaudit wordt gepland in combinatie met de eerstvolgende reguliere audit in 2022. Dit conform de certificeringscyclus. De audittijd wordt dan uitgebreid met twee uur. Uw managementsysteem wordt dan getoetst tegen de volledige HKZ-norm uit 2021.
Mocht het onverhoopt niet mogelijk zijn om de overgangsaudit te combineren met de reguliere audit, dan is er een mogelijkheid om deze separaat in te plannen. Dit neemt echter wel meer tijd in beslag, te weten drie uur. In een losse overgangsaudit toetst de auditor of u de gewijzigde en nieuwe paragrafen van de 2021 versie van de norm goed heeft geïmplementeerd in uw managementsysteem.

Wanneer kan ik een overgangsaudit inplannen?

Brand Compliance plant de benodigde overgangsaudit voor u in tijdens de eerstvolgende reguliere audit in 2022. Dit conform de certificeringscyclus. Dit zorgt ervoor dat u ruimschoots de tijd heeft om de implementatie van de HKZ-norm uit 2021 in uw managementsysteem door te voeren. Daarbij is de combinatie van een overgangsaudit met een reguliere audit voor u het meest efficiënt qua tijd en kosten. De aanvullende benodigde tijdsbesteding voor de overgang naar de 2021 norm tijdens een reguliere audit bedraagt twee uur.
HKZ heeft in 2023 de deadline gesteld waarop alle certificaten van de HKZ-norm uit 2010 vervallen. Door de overgangsaudit tijdig in te plannen, heeft u ook nog de tijd om eventuele geconstateerde afwijkingen te verwerken.

Bent u niet in de gelegenheid om de overgangsaudit te combineren met de reguliere audit? Dan is het mogelijk om dit op een ander gewenst moment te plannen. De totale tijdsbesteding van de overgangsaudit bedraagt dan drie uur. Indien er tijdens een losse overgangsaudit afwijkingen worden vastgesteld, dan gelden de reguliere termijnen voor afwikkeling hiervan.

Welke tijd- en kosteninvestering is hieraan verbonden? En voor wie zijn deze kosten?

Brand Compliance plant de overgangsaudit in combinatie met de eerstvolgende reguliere audit in 2022. Dit betekent dat u tijd (en daarmee ook kosten) bespaart. De combinatie van deze twee audits betekent dat er een extra tijdsbesteding van twee uur benodigd is om de overgangsaudit te laten plaatsvinden.
Mocht het onverhoopt niet mogelijk zijn om de overgangsaudit te combineren met de reguliere audit, dan is het mogelijk om een losse overgangsaudit te plannen. Dit betekent echter dat de overgangsaudit drie uur in beslag neemt.
De kosten voor deze overgangsaudit zullen bij u in rekening gebracht worden conform de gemaakte afspraken.

Ik heb inmiddels meer dan 10 fte, wat zijn nu de gevolgen voor mijn HKZ KO certificering?

De HKZ-norm voor Kleine Organisaties is gericht op organisaties tot en met tien FTE. Blijkt dat u als organisatie in de loop van een certificatiecyclus in omvang groeit waarmee deze 10 FTE overstegen wordt, dan kan deze organisatie maximaal tot het einde van de betreffende certificatiecyclus volgens de HKZ-norm gecertificeerd blijven. Na deze cyclus wordt er overgestapt naar een andere norm. Dit is niet het geval indien:

  • de naam en/of juridische status van de organisatie wijzigt;
  • er sprake is van overname of fusie;
  • de organisatie niet meer voldoet aan criteria 3 en 4;

Toelichting op criteria 3 en 4:

  • Criteria 3: De organisatie kent één vestiging en één management, maar kan haar activiteiten op meerdere locaties uitvoeren.
  • Criteria 4: De organisatie is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (pag. 6 HKZ KO 143:2021).
    • er sprake is van belangrijke andere organisatorische wijzigingen;
    • de certificerende instelling van oordeel is dat certificatie tegen de HKZ-norm, Kleine organisaties niet meer verantwoord is;
    • er overdracht plaatsvindt van één certificerende instelling naar een andere (pag. 6 HKZ KO 143:2021).
Wat als ik, als klant, niet verder wil met HKZ KO?

In het certificatiereglement is opgenomen (zie 014 Certificatiereglement, paragraaf 3.1.2) dat u als organisatie de overeenkomst kunt beëindigen conform de in de overeenkomst opgenomen voorwaarden. Deze opzegging dient vervolgens schriftelijk bij Brand Compliance schriftelijk ingediend te worden.

Ik heb inmiddels meerdere locaties, wat zijn de gevolgen voor mijn HKZ KO certificering?

In de HKZ-norm is een duidelijk criterium opgenomen rondom meerdere locaties. Een organisatie kent één vestiging en één management, maar kan haar activiteiten op meerdere locaties uitvoeren. Denk hierbij aan een fysiotherapeut die zijn werkzaamheden in meerdere verpleeghuizen verricht, de mobiele thuisverzorger die van de ene naar de andere cliënt rijdt, de dagbestedingsorganisatie die met (grotendeels) hetzelfde team gebruikmaakt van meerdere accommodaties binnen een gemeente (zie pagina 6: HKZ KO 143:2021). In dit geval zijn er geen gevolgen.

Heeft u als organisatie een nieuwe vestiging geopend, dan kan er helaas geen voortzetting bestaan van de HKZ-certificering voor Kleine Organisaties.

Op deze pagina vindt u de toelichting vanuit HKZ op de selectiecriteria ten aanzien van de HKZ-norm.