Audit initial étape 2 : préparation et points d’attention
Dans cet article, nous souhaitons partager notre expérience concernant l’étape 2 de l’audit de certification initiale, qui constitue la deuxième partie de l’audit dans le cadre du processus de certification d’un système de management.
Retour sur l’étape 1 #
Lors de l’étape 1, il a été évalué si votre organisation était prête pour l’étape 2. Lors de la réunion de clôture, l’auditeur a présenté les éventuels points d’attention identifiés au sein de votre système de management. Vous avez eu la possibilité de traiter ces points d’attention durant la période séparant l’étape 1 et l’étape 2 de l’audit de certification initiale. Il est important qu’ils soient résolus afin d’aborder l’étape 2 dans les meilleures conditions.
Prêts pour l’étape 2 #
L’étape 2 de l’audit de certification initiale prend plus de temps que l’étape 1. Cela s’explique par le fait que, durant l’étape 2, l’auditeur évalue la mise en œuvre et l’efficacité du système de management. Tous les processus sont-ils exécutés comme prévu ? La politique est-elle respectée ? Les collaborateurs sont-ils conscients de leur contribution au système de management ? Contrôlez-vous activement le fonctionnement du système de management et savez-vous dans quelle mesure celui-ci fonctionne efficacement ?
Points d’attention pour la préparation à l’étape 2 de l’audit de certification initiale #
Plusieurs éléments sont essentiels lors de l’étape 2 de l’audit de certification initiale. Ils sont détaillés ci-dessous.
- Veillez à pouvoir démontrer la satisfaction aux exigences de la norme au moyen d’informations documentées.
- Veillez à pouvoir informer l’auditeur sur la maîtrise de vos performances, leur mesure, leur reporting ainsi que l’évaluation des objectifs et cibles de performance définis. Assurez-vous de pouvoir étayer ces éléments par des informations documentées.
- Veillez à pouvoir démontrer que le système de management est capable de satisfaire aux exigences légales, réglementaires et contractuelles.
- Veillez à pouvoir prouver que vous maîtrisez vos processus opérationnels.
- Veillez à ce que vos audits internes et vos revues de direction contribuent de manière démontrable à la satisfaction aux exigences et à l’efficacité du système de management.
- Enfin, il est important de pouvoir démontrer que la direction assume la responsabilité de la politique adoptée.
Les méthodes utilisées durant l’audit pour recueillir les informations comprennent notamment des entretiens avec les collaborateurs, l’observation des processus et des activités, ainsi que l’examen des informations documentées et des systèmes.
Clôture de l’étape 2 #
Après l’achèvement de l’étape 2 de l’audit de certification initiale, l’auditeur et votre organisation entament le processus de suivi.
Que fera l’auditeur ? #
Après l’audit, l’auditeur rédige un rapport d’audit. Une revue interne du rapport d’audit est réalisée avant qu’il ne vous soit transmis. Si des non-conformités ont été identifiées, des « fiches de non-conformité » sont préparées afin que vous puissiez les compléter.
Que pouvez-vous faire ? #
La bonne nouvelle est qu’entre-temps, vous ne devez pas attendre pour traiter les non-conformités identifiées. Lors de la réunion de clôture, l’auditeur vous présente les non-conformités ainsi que les opportunités d’amélioration. Il est judicieux de commencer immédiatement à définir et à mettre en œuvre les corrections et actions correctives nécessaires. Cela permet au processus de se dérouler de la manière la plus fluide possible.
Certificat #
L’auditeur recommandera l’octroi de la certification lorsque vous aurez traité de manière satisfaisante les éventuelles non-conformités. Cette recommandation sera soumise à un comité de certification, qui évaluera votre dossier de manière indépendante.
Si le comité de certification parvient à la même conclusion que l’auditeur, le dossier est transmis au décideur en charge de la certification pour la décision de certification. Un certificat sera ensuite établi sur la base des informations figurant dans le rapport d’audit qui vous a été transmis. Il est donc conseillé de vérifier attentivement toutes les données reprises dans ce rapport afin de garantir l’exactitude des informations figurant sur votre certificat.
Pour conclure #
Cet article a pour objectif d’expliquer le déroulement du processus pendant et après l’étape 2 de l’audit de certification initiale. Vous pouvez l’utiliser pour préparer votre organisation à l’audit.
Si vous avez des questions concernant le processus, le cycle de certification ou la préparation à l’audit, n’hésitez pas à contacter Brand Compliance.
