Audit initial étape 1 : préparation et points d’attention

Vous êtes sur le point de démarrer le processus de certification d’un système de management. Dans cet article, nous souhaitons partager notre expérience pratique de ces audits afin de vous fournir des informations optimales sur le processus de certification.

L’étape 1 de l’audit de certification initiale permet d’évaluer si votre organisation est suffisamment préparée pour passer à l’étape 2. L’auditeur examine notamment les informations documentées du système de management, le domaine d’application et le niveau de préparation de l’organisation.

Le processus de certification et le cycle de certification #

Brand Compliance est un organisme de certification indépendant qui vérifie si votre organisation répond aux exigences des normes applicables. Il peut s’agir, par exemple, de l’ISO 27001, de l’ISO 27701, de l’ISO 9001 ou encore de la NEN 7510. Nous évaluons si vous avez correctement appliqué les exigences de la norme et les avez intégrées au sein de votre organisation, ainsi que si vous travaillez conformément à vos politiques, vos processus et vos procédures. Si le résultat est positif, nous délivrons un certificat.

Les certifications de systèmes de management telles que l’ISO 27001, l’ISO 27701, l’ISO 9001 et la NEN 7510 s’inscrivent dans un cycle de trois ans. Chaque année, nous réalisons un audit au sein de votre organisation. Ce cycle débute à la date de la décision de certification.

Afin d’obtenir un certificat pour la première fois, nous réalisons ce que l’on appelle un audit de certification initiale. Cet audit se compose de deux étapes.

Étape 1 de l’audit de certification initiale #

Durant l’étape 1, nous évaluons si votre organisation est prête pour l’étape 2, sur la base des informations documentées de votre système de management ainsi que de votre connaissance et de votre compréhension des exigences de la norme.

Étape 2 de l’audit de certification initiale #

Durant l’étape 2, nous évaluons la mise en œuvre et l’efficacité du système de management. Tous les processus sont-ils exécutés comme prévu ? La politique est-elle respectée ? Les collaborateurs sont-ils conscients de leur contribution au système de management ?

Points d’attention pour la préparation à l’étape 1 de l’audit de certification initiale #

Nous sommes heureux de partager avec vous les points d’attention suivants. Ces éléments sont essentiels dans le cadre de votre préparation au processus de certification.

• Avant de planifier l’audit, assurez-vous que votre organisation dispose d’un système de management opérationnel avec les processus et méthodes de travail associés.
• Veillez à avoir intégré les processus du système de management dans les processus de votre organisation afin qu’ils s’intègrent à vos activités opérationnelles.
• En plus des informations documentées obligatoires, assurez-vous de conserver une documentation suffisante permettant de démontrer que les processus du système de management sont appliqués efficacement.
• Documentez les situations dans lesquelles vous vous êtes écarté de vos processus prévus en raison de circonstances particulières.
• Familiarisez-vous avec les exigences de la norme et assurez-vous que vos collaborateurs comprennent leur contribution à la satisfaction de ces exigences. Vous et vos collaborateurs devez être en mesure de l’expliquer lors des entretiens avec l’auditeur.
• Vous connaissez les performances clés du système de management ainsi que ses aspects, processus et objectifs les plus importants.
• Vous êtes en mesure d’expliquer les circonstances spécifiques qui s’appliquent à votre site ou à l’ensemble de votre organisation.
• Vous et vos collaborateurs pouvez expliquer le domaine d’application du système de management concernant :
  1. les activités, produits et services ;
  2. les sites où ces activités, produits et services sont réalisés ;
  3. les processus permettant l’exécution de ces activités, produits et services ;
  4. les actifs nécessaires à la réalisation de ces processus.
• Veillez à ce que l’audit interne et la revue de direction aient été entièrement réalisés avant l’étape 1 de l’audit de certification initiale.

Clôture de l’étape 1 #

Durant l’étape 1, il est évalué si votre organisation est prête pour l’étape 2. Lors de la réunion de clôture de l’étape 1, l’auditeur expliquera les éventuels points d’attention identifiés dans votre système de management qui pourraient conduire à une non-conformité lors de l’étape 2. Vous pourrez ainsi entreprendre les actions nécessaires suffisamment tôt afin d’aborder l’étape 2 dans les meilleures conditions. Pour cette raison, il est essentiel de prévoir un délai suffisant entre l’étape 1 et l’étape 2 de l’audit de certification initiale.

Des questions ? #

Si vous avez d’autres questions concernant l’étape 1 ou toute autre question, vous pouvez nous contacter à tout moment.