Als zorgaanbieder is het mogelijk dat één van uw stakeholders vraagt om een HKZ-certificaat. Met dit certificaat toont u als organisatie aan dat de zaken binnen de organisatie goed op orde zijn, de klant centraal wordt gesteld en dat u voortdurend werkt aan verbetering van de zorg- en dienstverlening. Met dit certificaat kunt u zich positief onderscheiden in een markt waarin zich steeds meer nieuwe aanbieders aandienen.

1. Keuze van de norm

Brand Compliance certificeert tegen twee HKZ-normen, de HKZ Zorg & Welzijn en de HKZ Kleine Organisaties. De HKZ Kleine Organisaties norm is bedoelt voor kleine organisaties die niet de tijd en mensen hebben voor een uitgebreide HKZ-certificering of de implementatie van een volledig kwaliteitsmanagementsysteem. De belangrijkste eisen voor deze norm zijn maximaal 10 FTE in dienst, één vestiging en het leveren van zorg vanuit één discipline. Wanneer u hier als organisatie niet aan kan voldoen komt u in aanmerking voor de HKZ Zorg & Welzijn.

2. Het implementatieproces

Wanneer u voor één van de twee normen hebt gekozen begint het proces met het kopen van de norm voor HKZ Kleine Organisaties of HKZ Zorg & Welzijn. Dit kunt u doen via de website van HKZ. Wanneer u de norm grondig heeft doorgelezen, gaat u alle regels en richtlijnen implementeren binnen de organisatie. Er zijn organisaties die hiervoor ondersteuning vragen van een adviesbureau. Brand Compliance geeft geen advies en is tijdens dit traject niet betrokken. Dit is nodig om de onafhankelijkheid te bewaken. De implementatie van de norm, afhankelijk van de hoeveelheid tijd wat u er aan besteed, duurt doorgaans een aantal maanden. U gaat een kwaliteitsmanagementsysteem in werking stellen en deze ook daadwerkelijk testen. Let op! Het is noodzakelijk dat u cliënten hebt om zo ook daadwerkelijk de werking van het kwaliteitsmanagementsysteem te kunnen testen en bewijzen.

3. Klaar voor certificering

Wanneer u klaar bent met de implementatie en klaar bent voor de audit  komen wij als auditbureau graag langs. Brand Compliance is hét auditbureau voor certificeringsaudits. Wij toetsen op onafhankelijke wijze of organisaties voldoen aan de gestelde norm. Tijdens een managementsysteemaudit controleren we of een organisatie daadwerkelijk voldoet aan de gestelde eisen. Bij een positief resultaat reiken we een certificaat uit. De gecertificeerde organisatie kan vanaf dat moment dit resultaat kenbaar maken.

Managementsysteemaudits bestaan uit een cyclus. In het eerste jaar van de cyclus vindt de eerste audit plaats: de initiële audit. Deze audit bestaat uit twee fases. In de eerste fase wordt de gedocumenteerde informatie van het managementsysteem beoordeeld. Fase twee volgt niet direct op fase één, omdat de organisatie de ruimte krijgt om processen aan te passen. In fase twee worden de interne processen onder de loep genomen: weet iedere medewerker van het bestaan van hun processen of werkwijze? Wanneer er opnieuw aan de gestelde normen is voldaan, komt de certificatiecommissie aan bod. Deze commissie bestaat uit onafhankelijke auditoren van Brand Compliance. Zij besluiten of de organisatie voldoende heeft aangetoond dat zij voldoen aan de HKZ-norm. Vervolgens ontvangt de organisatie een certificaat. Het certificaat is de gehele cyclus geldig. Een cyclus bestaat uit een aantal jaar. Een initiële audit, twee keer een tussentijdse audit en een hercertificatie.

Kosten van het HKZ-certificaat

De kosten van dit gehele traject zijn afhankelijk van bepaalde factoren zoals complexiteit van de processen, wordt er gewerkt in ploegendiensten en in hoeverre zijn de zaken binnen de organisatie al op orde. Daarnaast heeft het aantal FTE en locaties ook invloed op de kosten. De kosten bestaan uit het aantal uur dat Brand Compliance bezig is met zowel de audit als rapportage en additionele kosten zoals certificaat, service, administratie en reiskosten. Wanneer een organisatie met een adviesbureau werkt komen daar uiteraard ook kosten bij kijken. Over die informatie beschikken wij helaas niet.

Kortom: voor de berekening van de audittijd voor een certificeringsaudit hebben we informatie nodig van u en uw organisatie. De snelste weg voor de berekening van de kosten start bij een kennismakingsgesprek met elkaar!

Meer informatie?

Bent u klaar voor de audit en wilt u graag een offerte ontvangen of wilt u meer informatie? Dan bent u aan het juiste adres. U kunt vrijblijvend contact opnemen, wij helpen u graag verder naar uw HKZ-certificaat!