Non-conformités au sein du système de management

D’où proviennent les non-conformités au sein du système de management ? #

Les non-conformités au sein d’un système de management peuvent être constatées à partir de différentes sources. Elles sont souvent identifiées lors d’un audit interne ou d’un audit réalisé par un organisme de certification tel que Brand Compliance. Une non-conformité peut également découler d’un signal interne ou externe, ou encore d’une réclamation.

Quels types de non-conformités existe-t-il au sein d’un système de management ? #

Les non-conformités sont classées dans deux catégories, selon les définitions suivantes.

Non-conformité majeure #

Non-satisfaction d’une exigence qui affecte la capacité du système de management à atteindre les résultats escomptés.

• Par exemple, lorsque les audits internes ou la revue de direction n’ont
  pas été réalisés.

Non-conformité mineure #

Non-satisfaction d’une exigence qui n’affecte pas la capacité du système
de management à atteindre les résultats escomptés.

• Il peut s’agir, par exemple, de l’utilisation d’une version incorrecte
  d’un document.

Comment traiter les non-conformités au sein du système de management ? #

Il est important qu’une non-conformité au sein du système de management
soit traitée correctement et de manière adéquate. Les non-conformités
peuvent être traitées selon différentes méthodes. La méthode retenue doit
être adaptée à la

norme

selon laquelle votre organisation souhaite être certifiée.

Plusieurs points doivent être pris en considération afin de traiter une
non-conformité de manière rigoureuse.

Nous les présentons ci-dessous.

• Déterminer la cause et l’étendue

  Différentes méthodes permettent de déterminer la cause d’une
  non-conformité. Les méthodes les plus couramment utilisées sont,
  par exemple, le diagramme d’Ishikawa, également appelé diagramme en
  arêtes de poisson, et la méthode des cinq pourquoi.

• Corriger la non-conformité

  Lorsque l’étendue de la non-conformité est connue, une
  
  correction
  
  peut être mise en œuvre. Cette correction vise à réparer ou à rectifier
  ce qui n’a pas été correctement réalisé.

• Mettre en œuvre des actions correctives

  Afin d’éviter que la non-conformité ne se reproduise, des
  
  actions correctives
  
  doivent être mises en œuvre pour éliminer la cause identifiée.

• Vérifier l’efficacité des actions correctives

  Après la mise en œuvre des actions correctives, il convient de vérifier
  si celles-ci ont été efficaces. Si la non-conformité ne se reproduit
  plus dans les mêmes circonstances, les actions correctives peuvent être
  considérées comme efficaces et la non-conformité peut être clôturée.

  Si les actions correctives ne se sont pas révélées suffisamment
  efficaces, il est possible que la cause profonde n’ait pas été
  correctement identifiée.

Quels délais s’appliquent au traitement des non-conformités ? #

Lors de la réunion de clôture de l’audit, le responsable de l’équipe
d’audit vous présente les éventuelles non-conformités constatées au sein
du système de management pendant l’audit.

Vous recevez une fiche de non-conformité que vous devez compléter. Cette
fiche doit être transmise au responsable de l’équipe d’audit dans le délai
fixé, aussi bien pour les non-conformités majeures que pour les
non-conformités mineures.

Vous pouvez naturellement traiter les non-conformités avant l’expiration
des délais convenus. Si vous souhaitez, par exemple, recevoir votre
certificat dans les meilleurs délais, vous pouvez accélérer le traitement
des non-conformités et transmettre les fiches plus tôt.

Convenez avec votre auditeur des possibilités de planification concernant
l’évaluation de vos fiches de non-conformité.

Comment traiter correctement une non-conformité ? #

Pour une non-conformité mineure, vous devez dans un
premier temps soumettre un plan d’action. Celui-ci doit présenter
l’analyse de la cause de la non-conformité ainsi que les corrections et
actions correctives spécifiques que vous avez mises en œuvre ou que vous
prévoyez de mettre en œuvre afin de traiter la non-conformité dans le
délai fixé.

L’auditeur évalue les corrections soumises, les causes identifiées et les
actions correctives afin de déterminer si elles sont acceptables.
L’efficacité des corrections et des actions correctives est vérifiée par
l’auditeur au plus tard lors de l’audit suivant.

Pour une non-conformité majeure, vous devez avoir réalisé
toutes les étapes, y compris la

vérification

de l’efficacité, avant que l’auditeur puisse vérifier l’efficacité des
corrections et des actions correctives.

Pour une non-conformité majeure, ce processus doit être entièrement achevé
avant qu’une décision de certification positive puisse être prise.

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