In dit artikel delen we graag onze ervaringen met de fase 2 audit, het tweede deel van de initiële audit van het certificeringstraject voor een managementsysteemaudit.

Terugblik

Tijdens de fase 1 audit is beoordeeld of uw organisatie gereed is voor fase 2. In het eindgesprek van fase 1 zijn eventuele punten van zorg binnen uw managementsysteem door de auditor toegelicht. In de periode tussen de fase 1 en de fase 2 audit heeft u de mogelijkheid gekregen om de punten van zorg op te lossen. Het is belangrijk dat deze zijn opgelost om goed voorbereid aan fase 2 te beginnen.

Gereed voor Fase 2

De fase 2 audit neemt meer tijd in beslag dan de fase 1 audit. Dit komt omdat de auditor tijdens fase 2 de implementatie en effectiviteit van het managementsysteem beoordeelt. Worden alle processen uitgevoerd zoals beschreven? Wordt het beleid nageleefd? Zijn medewerkers op de hoogte van hun bijdrage aan het managementsysteem? Voert u zelf actief controles uit op de werking van het managementsysteem en weet u in welke mate het managementsysteem effectief werkt?

Focuspunten ter voorbereiding van de fase 2 audit

Een aantal onderdelen zijn belangrijk tijdens de fase 2 audit. Deze onderdelen worden hieronder aan u toegelicht.

  1. Zorg dat u de naleving van de eisen uit de norm kunt onderbouwen met bewijsstukken;
  2. Zorg dat u de auditor kunt vertellen over de prestatiebewaking, meting, rapportage en beoordeling van de vastgestelde prestatiedoelen en taakstellingen. Zorg dat u dit kunt onderbouwen met bewijsstukken;
  3. Zorg dat u kunt aantonen dat het managementsysteem het vermogen heeft om te voldoen aan de eisen uit wet- en regelgeving en contractuele eisen;
  4. Zorg dat u aan kunt tonen dat u de operationele processen beheerst;
  5. Zorg dat uw interne audits en directiebeoordeling aantoonbaar bijdragen aan de eisen en doeltreffendheid van het managementsysteem;
  6. Tenslotte is het belangrijk dat u aan kunt tonen dat het management de verantwoordelijkheid neemt voor het vastgestelde beleid.

De methoden welke tijdens de audit worden gebruikt om informatie te verkrijgen bestaan onder andere uit interviews met medewerkers, het observeren van processen en activiteiten en het beoordelen van documenten, registraties en systemen.

Afronding van fase 2

Nadat de fase 2 audit heeft plaatsgevonden zullen de auditor en uw organisatie starten met het vervolgtraject.

Wat doet de auditor?

Na de audit stelt de auditor een rapport op. Op het auditrapport wordt intern een review uitgevoerd alvorens het rapport aan u toegezonden zal worden. Wanneer er afwijkingen zijn vastgesteld worden zogenaamde ‘afwijkingenformulieren’ voor u voorbereid zodat u deze kunt invullen.

Wat kunt u doen?

Het goede nieuws is dat u in de tussentijd niet hoeft te wachten om vastgestelde afwijkingen op te lossen. Tijdens het eindgesprek zijn afwijkingen en opmerkingen tot verbetering aan u toegelicht door de auditor. Het is verstandig om direct te beginnen met het bedenken en doorvoeren van correcties en corrigerende maatregelen. Zo verloopt het traject zo vlot mogelijk.

Certificaat

Nadat eventuele afwijkingen naar tevredenheid van uw auditor zijn opgelost draagt de auditor u voor certificering voor. Deze voordracht gaat naar een zogeheten certificatiecommissie, welke uw dossier nogmaals onafhankelijk beoordeeld. Indien de certificatiecommissie tot dezelfde conclusie komt als de auditor, wordt het dossier overgedragen aan de certificatiebeslisser voor een definitief besluit. Als dit besluit genomen is wordt er een certificaat opgemaakt op basis van de informatie uit het aan u aangeleverde auditrapport. Het is dus raadzaam om de gegevens op het rapport goed te controleren, zodat direct de juiste informatie op uw certificaat terecht komt.

Tot slot

Dit artikel is geschreven om u een beeld te geven van het proces tijdens en na de initiële fase 2 audit. U kunt dit artikel gebruiken om uw organisatie voor te bereiden op deze audit. Heeft u nog vragen over het traject, de auditcyclus of verdere voorbereiding op uw audit? Stel deze dan aan een van de Customer and Project Coordinators van Brand Compliance.