Heeft u binnenkort uw eerste audit?

Een audit is een systematisch onderzoek dat wordt uitgevoerd door een onafhankelijke partij, om te beoordelen of een organisatie voldoet aan de vereisten van een bepaalde norm of standaard. Het doel van de audit is om de betrouwbaarheid en integriteit van de processen van de organisatie te beoordelen en om eventuele tekortkomingen of risico’s te identificeren. In dit artikel volgt een korte beschrijving van het algemene verloop van een audit, van voorbereiding tot aan afronding.

Voorbereiding

Voorafgaand aan de audit kan de Lead auditor ter voorbereiding documenten opvragen. Bijvoorbeeld een organigram, directiebeoordeling of overzicht van uw managementsysteem. De Lead Auditor stelt tevens een auditplan op voor de audit. In de weken voorafgaand aan de audit wordt dit plan met u gedeeld.

Start

De audit zal op de afgesproken datum van start gaan met een openingsbijeenkomst met het management van de organisatie. Voor kleinere organisaties wordt vaak één Lead Auditor ingezet om de audit uit te voeren, voor grotere organisaties zal een Lead Auditor meerdere leden binnen zijn/haar auditteam aansturen. Zo wordt de voortgang van de audit erin gehouden en verloopt het proces efficiënt. De Lead Auditor stelt zichzelf en eventuele teamleden voor en geeft uitleg over het verloop van de audit, de taal van de rapportage, vertrouwelijkheid, de mogelijkheid tot het stellen van vragen etc.

Audit

Na het openingsgesprek start het daadwerkelijke audit-gedeelte. Door middel van verschillende audittechnieken zal de audit uitgevoerd worden. Er zal worden beoordeeld of de organisatie voldoet aan de vereisten van de norm of standaard door middel van interviews, observaties en controles op documenten en registraties. Er worden bewijsstukken verzameld en geverifieerd.

Afronding

De bevindingen worden gerapporteerd. De conclusies worden aan de organisatie gepresenteerd tijdens het eindgesprek. Indien nodig worden verbeterpunten gegeven. Eventuele afwijkingen zullen tijdens het eindgesprek met u worden besproken. Na het eindgesprek krijgt u de tijd om de afwijkingen binnen een vastgestelde termijn af te handelen. Op het moment dat alles is afgerond, ontvangt u het certificaat.