Interne audit uitvoeren: stappen en aandachtspunten

Het uitvoeren van interne audits is een belangrijk onderdeel van het onderhouden en verbeteren van een managementsysteem. Met een interne audit beoordeelt uw organisatie of processen worden uitgevoerd zoals bedoeld en of het managementsysteem voldoet aan de eisen van de toepasselijke norm en de eigen organisatieafspraken.

Maar hoe voert u een interne audit uit? Waar moet u op letten en welke stappen zijn belangrijk? In dit artikel leest u hoe een interne audit op een managementsysteem kan worden voorbereid, uitgevoerd, gerapporteerd en opgevolgd.

Richtlijnen voor interne audits #

De norm ISO 19011 geeft richtlijnen voor het auditen van managementsystemen. De norm behandelt onder meer de basisprincipes van auditen, het beheren van een auditprogramma, het uitvoeren van audits en de competentie van auditoren. ISO 19011 kan worden gebruikt als praktische ondersteuning bij het plannen en uitvoeren van interne audits. De richtlijnen zijn toepasbaar op organisaties die interne audits op managementsystemen uitvoeren of een auditprogramma beheren.

Interne audit uitvoeren #

Een interne audit vraagt om een gestructureerde aanpak. Daarmee beoordeelt uw organisatie of het managementsysteem effectief functioneert en of processen voldoen aan de eisen van de norm, het eigen beleid en de eigen procedures.

Hieronder staan de belangrijkste stappen bij het uitvoeren van een interne audit.

1. Voorbereiding #

Begin met het vaststellen van het auditdoel, het toepassingsgebied van de audit en de auditcriteria. Bepaal welk deel van het managementsysteem wordt beoordeeld, welke processen worden onderzocht en welke documenten, registraties of eisen daarbij relevant zijn. Plan vervolgens de auditactiviteiten en informeer de betrokken medewerkers tijdig. Een goede voorbereiding draagt bij aan een efficiënte uitvoering van de audit.

2. Documentenbeoordeling #

Beoordeel vooraf relevante documentatie van het managementsysteem. Denk aan beleidsdocumenten, procedures, werkinstructies, registraties, doelstellingen, prestatie-indicatoren en eerdere auditresultaten. Met deze documentenbeoordeling krijgt de interne auditor inzicht in de processen en kan de audit gerichter worden uitgevoerd.

3. Uitvoering van de audit #

Tijdens de audit verzamelt de interne auditor auditbewijs. Dit kan bijvoorbeeld door interviews af te nemen, documenten en registraties te beoordelen en observaties te doen binnen de organisatie. De auditor beoordeelt of processen conform de eisen worden uitgevoerd en of het managementsysteem effectief is geïmplementeerd. Daarbij is het belangrijk dat bevindingen worden gebaseerd op objectief auditbewijs.

4. Bevindingen en analyse #

Na de uitvoering analyseert de auditor de verzamelde informatie. De bevindingen worden afgezet tegen de auditcriteria. Daarbij kan worden vastgesteld of er sprake is van conformiteit, aandachtspunten, verbetermogelijkheden of afwijkingen. Een afwijking betekent dat niet is voldaan aan een eis uit de norm, het managementsysteem of de eigen organisatieafspraken.

5. Rapportage #

Leg de resultaten van de interne audit vast in een auditrapport. In dit rapport beschrijft u onder meer het auditdoel, het toepassingsgebied, de auditcriteria, de auditmethode, de bevindingen en de conclusies. Communiceer het rapport met de relevante belanghebbenden, waaronder het management. De resultaten van interne audits vormen vaak ook input voor de directiebeoordeling.

6. Opvolging #

Wanneer afwijkingen of tekortkomingen zijn vastgesteld, beoordeelt het management welke corrigerende maatregelen nodig zijn. Vervolgens wordt gecontroleerd of deze maatregelen zijn uitgevoerd en effectief zijn. De opvolging van interne auditbevindingen is belangrijk om het managementsysteem te verbeteren en om herhaling van afwijkingen te voorkomen.

Interne audit als voorbereiding op certificering #

Een interne audit is ook een belangrijke stap in de voorbereiding op een certificatieaudit. Tijdens een certificatieaudit beoordeelt een onafhankelijke auditor of het managementsysteem voldoet aan de eisen van de norm.

Heeft u binnenkort uw eerste audit? Dan helpt een goed uitgevoerde interne audit om vooraf inzicht te krijgen in mogelijke aandachtspunten. Bekijk ook onze checklist certificering voor meer stappen in de voorbereiding.

Conclusie #

Een interne audit uitvoeren vraagt om zorgvuldige voorbereiding, uitvoering, rapportage en opvolging. Door interne audits gestructureerd uit te voeren, krijgt uw organisatie inzicht in de werking van het managementsysteem en in mogelijke verbeterpunten.

Raadpleeg daarnaast de interne auditvereisten in de managementsysteemnorm die voor uw organisatie van toepassing is. In veel managementsysteemnormen zijn deze eisen opgenomen in hoofdstuk 9.

Geen kennisartikelen missen? #

Vul uw gegevens in en ontvang regelmatig een update met onze nieuwste artikelen.