Heeft u binnenkort uw eerste audit?
Heeft u binnenkort uw eerste audit en wilt u weten wat u kunt verwachten? Een audit is een systematisch onderzoek waarmee wordt beoordeeld of een organisatie voldoet aan de eisen van een bepaalde norm. In dit artikel leest u hoe een audit in grote lijnen verloopt: van voorbereiding en openingsgesprek tot uitvoering, eindgesprek en opvolging.
Voorbereiding #
Voorafgaand aan de audit kan de lead auditor documenten opvragen ter voorbereiding. Denk bijvoorbeeld aan een organigram, een directiebeoordeling, relevante procedures of een overzicht van uw managementsysteem. De lead auditor stelt ook een auditplan op. In dit auditplan staat onder meer welke onderdelen worden beoordeeld, wie wordt geïnterviewd en wanneer de verschillende auditactiviteiten plaatsvinden. Het auditplan wordt voorafgaand aan de audit met u gedeeld.
Gaat het om een initiële certificatieaudit? Dan bestaat deze doorgaans uit een fase 1-audit en een fase 2-audit.
Openingsgesprek #
De audit start op de afgesproken datum met een openingsgesprek met het management en de betrokken medewerkers van de organisatie. Tijdens dit gesprek licht de lead auditor het verloop van de audit toe. Daarbij komen onder meer het auditdoel, het toepassingsgebied, het auditplan, de rapportage, vertrouwelijkheid en de mogelijkheid om vragen te stellen aan bod.
Bij kleinere organisaties wordt de audit vaak uitgevoerd door één lead auditor. Bij grotere organisaties kan de lead auditor een auditteam aansturen. Zo worden de auditactiviteiten verdeeld en kan de audit efficiënt worden uitgevoerd.
Uitvoering van de audit #
Na het openingsgesprek start de uitvoering van de audit. De auditor beoordeelt of de organisatie voldoet aan de eisen van de norm en aan de eigen afspraken binnen het managementsysteem. Dit gebeurt met verschillende auditmethoden, zoals interviews, observaties en beoordeling van documenten en registraties. De auditor verzamelt en verifieert auditbewijs om tot auditbevindingen te komen.
Voor veel organisaties is ook de eigen interne audit een belangrijk onderdeel van de voorbereiding. Daarmee beoordeelt de organisatie vooraf zelf of het managementsysteem effectief is geïmplementeerd en voldoet aan de eisen.
Eindgesprek en opvolging #
Na afloop van de audit worden de bevindingen samengevat en besproken tijdens het eindgesprek. De auditor licht de auditconclusie toe en bespreekt eventuele aandachtspunten of afwijkingen. Wanneer er afwijkingen zijn vastgesteld, krijgt de organisatie de gelegenheid om binnen een vastgestelde termijn corrigerende maatregelen te nemen. Een afwijking betekent dat niet is voldaan aan een eis uit de norm of aan een eis uit het eigen managementsysteem.
Na afronding van de audit en eventuele opvolging worden de auditresultaten beoordeeld. Wanneer de certificatiebeslissing positief is, kan Brand Compliance het certificaat verstrekken. Daarna start de certificatiecyclus, waarin periodieke controleaudits plaatsvinden.
Geen kennisartikelen missen? #
Vul uw gegevens in en u ontvangt regelmatig een update met onze nieuwste artikelen.
