Een afwijking binnen het managementsysteem kan geconstateerd worden vanuit verschillende bronnen. Vaak komt het uit een interne audit of een audit door een certificerende instelling, zoals Brand Compliance. Maar een afwijking kan ook voortkomen uit een intern/extern signaal of vanuit een klacht.
Het niet voldoen aan een eis die van invloed is op het vermogen van het managementsysteem om de beoogde resultaten te behalen.
* Bijvoorbeeld wanneer er geen interne audits of een directiebeoordeling zijn uitgevoerd.
Het niet voldoen aan een eis die niet van invloed is op het vermogen van het managementsysteem om de beoogde resultaten te behalen.
* Denk hierbij bijvoorbeeld aan het gebruik van een foutieve versie van een document.
Het is van belang dat een afwijking binnen het managementsysteem goed en adequaat wordt opgelost. Het afhandelen van afwijkingen kan op verschillende manieren. Het is daarbij belangrijk dat de methode passend is bij de norm waartegen u gecertificeerd wil worden. Er zijn een aantal aandachtspunten welke doorlopen moeten worden om tot een gedegen afhandeling van de afwijking te komen.
We zetten deze aandachtspunten voor u op een rijtje:
Oorzaak en omvang vaststellen
Er zijn verschillende methoden om de oorzaak van de afwijking te achterhalen. De meest bekende methoden die gebruikt kunnen worden zijn bijvoorbeeld het visgraatmodel of de 5 times why methode.
Correctie op de afwijking
Als bekend is wat de omvang van de afwijking is, kan er een correctie op plaatsvinden. Hierbij wordt in feite alles hersteld wat (in het verleden) verkeerd is gegaan.
Corrigerende maatregelen treffen
Om herhaling te voorkomen dienen er zogenaamde ‘corrigerende maatregelen’ genomen te worden om de vastgestelde oorzaak weg te nemen.
Verificatie
Nadat de corrigerende maatregelen genomen zijn, dient gecontroleerd te worden of de maatregelen hebben gewerkt. Komt de afwijking niet meer voor onder dezelfde omstandigheden, dan hebben de genomen corrigerende maatregelen gewerkt en kan de afwijking afgesloten worden. Hebben de corrigerende maatregelen onvoldoende gewerkt dan is het mogelijk dat u niet de juiste grondoorzaak heeft geïdentificeerd.
In de sluitingsbijeenkomst van de audit worden eventuele afwijkingen binnen het managementsysteem die de Lead Auditor tijdens de audit heeft geconstateerd aan u gecommuniceerd. U ontvangt een afwijkingenformulier dat u dient in te vullen. Dit afwijkingenformulier dient zowel voor belangrijke als minder belangrijke afwijkingen binnen een vastgestelde termijn aangeleverd te worden bij de Lead Auditor.
Vanzelfsprekend mag u de afwijkingen sneller dan de afgesproken termijnen afhandelen. Wilt u bijvoorbeeld zo snel mogelijk uw certificaat ontvangen? Dan kunt u het proces van het oplossen van de afwijkingen versnellen en de formulieren eerder aanleveren. Stem met uw auditor af wat de mogelijkheden zijn rondom het beoordelen van uw formulieren.
Voor een minder belangrijke afwijking dient u in eerste instantie een plan van aanpak op te leveren. Hierin dient u de oorzaak van afwijkingen te analyseren en te beschrijven welke specifieke correcties en corrigerende maatregelen u toe heeft toegepast of heeft gepland om te gaan toepassen, om de gevonden afwijkingen binnen de vastgestelde termijn weg te werken.
De auditor zal de ingediende correcties, geïdentificeerde oorzaken en corrigerende maatregelen beoordelen, om vast te stellen of deze aanvaardbaar zijn. De doeltreffendheid van correcties en corrigerende maatregelen zal uiterlijk tijdens de eerstvolgende audit door de auditor geverifieerd worden.
Voor een belangrijke afwijking dient u zelf alle stappen, inclusief de verificatie, doorlopen te hebben voordat de doeltreffendheid van correcties en corrigerende maatregelen door de auditor geverifieerd zal worden. Dit proces moet voor een belangrijke afwijking volledig doorlopen zijn voordat overgegaan kan worden tot certificering.
