Indien een organisatie een aanvraag doet voor een certificering door een geaccrediteerde certificerende instelling, dan moet er vastgesteld worden hoeveel tijd er besteed dient te worden aan de audit. Eén van de onderdelen van de audittijdberekening is het aantal vestigingen van de aanvragende organisatie. Met de eerdere komst van het Amendement-1: 2020 op ISO 27006 is er onduidelijkheid ontstaan over het berekenen van de audittijd van organisaties met meerdere vestigingen. Over het berekenen van het aantal FTE per vestiging heeft de European Accreditation inmiddels een formeel standpunt ingenomen. Dit standpunt wordt gevolgd door de Raad voor Accreditatie: 

Since the publication of ISO/IEC 27006 AMD-1: 2020, the state requirements for multi-site organisations have changed, leading to possible confusion with regard to audit time calculation. 

Question: Can the audit time for a multi-site organisation be calculated as if it was a single site?
No, Audit Time has to be calculated on the basis of the characteristics of each specific site that is part of the sample. For each site the audit time must be coherent with consideration based on the indication of § 9.1.5.1.2 and the number of people that has access to each specific site. What the amendment states is that this number cannot be less than if it was calculated on the basis of a single site, when and if such situation could be. 

Bovenstaande uitspraak heeft mogelijk impact op de eerdere tijdsberekening die op een organisatie  van toepassing was. 

Wanneer is er sprake van één organisatie met meerdere locaties?

Hiervan is sprake wanneer de volledige organisatie onder één managementsysteem valt, bestaande uit een centrale functie met daarbij een aantal vestigingen (permanent, tijdelijk of virtueel) waarbij de processen/activiteiten uit het toepassingsgebied van certificering volledig of gedeeltelijk worden uitgevoerd. 

Toepassing

Om vast te stellen of er sprake is van één of meer vestigingen wordt voor elke organisatie bekeken welke vestigingen onder het toepassingsgebied van certificering vallen. Het uitgangspunt is daarbij dat er gekeken wordt naar alle formele vestigingen in relatie tot het toepassingsgebied.  

Audittijdberekening

Om tot een juiste tijdsberekening te komen wordt er voor elke vestiging een audittijdberekening gemaakt op basis van het aantal FTE dat er per vestiging werkzaam is. De berekening van de audittijd is gebaseerd op de te bezoeken locaties per jaar. In sommige situaties is dit gebaseerd op een steekproef. 

Certificatie

Elk jaar zal de centrale functie en een aantal vestigingen van een organisatie met meerdere vestigingen geaudit worden op basis van de daarvoor geldende eisen. Zie hiervoor ook de links onder ‘meer informatie’. 

Kosten certificering

Afhankelijk van de situatie kan bovenstaande werkwijze tot gevolg hebben dat de benodigde audittijd toeneemt. Het gevolg daarvan kan zijn dat de kosten van het certificatietraject toenemen als gevolg van de extra tijd die wij nodig hebben om de werkzaamheden uit te kunnen voeren. Bent u een klant met meerdere vestigingen en wilt u een indicatie van de financiële consequenties voor uw audit? Neem dan contact op met onze customer and project coordinators via planning@brandcompliance.com of telefoonnummer 073 220 20 30. 

Meer informatie

In onderstaande bronnen kunt u meer informatie vinden over de eisen waar Brand Compliance aan moet voldoen met betrekking tot organisaties bestaande uit meerdere vestigingen: