Uw verwerkingsregister en de AVG

Een onmisbaar onderdeel binnen de BC 5701-certificering is het opzetten en bijhouden van een AVG-verwerkingsregister. Onder de AVG worden bepaalde verplichtingen opgelegd aan organisaties die persoonsgegevens verwerken. Deze verplichtingen omvatten onder andere het bijhouden van een verwerkingsregister. Het handhaven van dit verwerkingsregister is van groot belang, aangezien het u in staat stelt te bewijzen dat uw organisatie in overeenstemming werkt met de AVG-voorschriften, ook wel bekend als de verantwoordingsplicht.

Hoe maak je een verwerkingsregister?

Hieronder beschrijven wij een aantal stappen. Door de stappen te volgen, kunt u een verwerkingsregister opzetten en onderhouden. Dit zorgt voor transparantie en naleving van de gegevensbeschermingswetgeving.

Identificeer de organisatie en verantwoordelijken

Allereerst dient u de naam en contactgegevens van uw organisatie vast te leggen. Indien van toepassing, vermeldt u ook de gegevens van eventuele gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken en de vertegenwoordiger van uw organisatie en de Functionaris voor Gegevensbescherming (FG).

Beschrijf verwerkingen

Voor elke verwerking die onder uw verantwoordelijkheid plaatsvindt, documenteert u de volgende gegevens:

• De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke, gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, vertegenwoordiger van de verwerkingsverantwoordelijke, en de FG indien van toepassing;
• De verwerkingsdoeleinden;
• De categorieën van betrokkenen;
• De categorieën van persoonsgegevens;
• De categorieën van ontvangers;
• Beoogde termijnen voor gegevenswissing (indien mogelijk);
• Een algemene beschrijving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de verwerkingen (indien mogelijk).

Zorg ervoor dat de registraties compleet, juist en actueel zijn. Alle verwerkingen moeten op een eenduidige wijze worden opgenomen in het register.

Vastleggen van verwerkingen

Als uw organisatie verwerkingen namens verwerkingsverantwoordelijken uitvoert, legt u ook de volgende informatie vast:

• De naam en contactgegevens van de organisatie en van iedere verwerkingsverantwoordelijke voor rekening waarvan uw organisatie verwerkingen uitvoert;
• De categorieën van verwerkingen die uw organisatie namens elke verwerkingsverantwoordelijke uitvoert;
• Doorgiften van persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties, inclusief passende waarborgen;
• Een algemene beschrijving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen van de verwerking.

Zorg voor herleidbaarheid

Zorg ervoor dat de in het register opgenomen verwerkingen eenduidig zijn gedefinieerd en kunnen worden herleid tot gedocumenteerde processen of processtappen.

Het belang

In een wereld waar gegevensbescherming en naleving van de AVG van vitaal belang zijn, staat het opzetten en bijhouden van een gedetailleerd AVG-verwerkingsregister centraal. Dit is niet alleen een verplichting onder de wet, maar ook de sleutel tot het bewijzen van de toewijding aan gegevensbescherming van uw organisatie.

Volg de bovengenoemde stappen nauwgezet en zorg ervoor dat uw register actueel is, zodat u altijd klaar staat om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en toezichthoudende autoriteiten.

Blijf werken aan gegevensbescherming voor een sterke en veilige digitale toekomst.

Geen kennisartikelen missen?

Vul uw gegevens in en u ontvangt regelmatig een update met onze nieuwste artikelen.